Bogholderen – din virksomheds økonomiske krumtap

En bogholder sørger for, at der altid er styr på dit regnskab, og de bilag der hører til. Samtidig er det oftest også bogholderen, der sørger for at overholde indberetningsfrister for moms og punktafgifter, ligesom bogholderen – eller bogholderiet, hvis I har flere bogholdere – står for lønregnskabet i virksomheden. Læs alt om bogholderens vigtige rolle i virksomheden, og hvorfor du med fordel kan udlicitere hele jeres bogføring.

Har du brug for bogføring, så kontakt os på 42 14 81 52 , eller udfyld formularen herunder. Så kontakter vi dig og aftaler nærmer om, hvad din nye bogholder skal gøre for dig.

De fleste har et indre billede på nethinden af en bogholder som en tør, kedelig og oftest nidkær person. Sådan en fuldstændig humørforladt type der går op i, at der er styr på alle bilag og at alt stemmer, går op, og er talt rigtigt og præcist sammen.

Heldigvis er der langt mellem kedelige bogholdere i virkelighedens verden. For bortset fra deres store passion for tal og regnskab, er de oftest mennesker ganske som alle os andre. Deres job tvinger dem bare til at være nidkære med alt lige fra bilag over overholdelse af frister for indberetninger og til at alt er gjort korrekt og præcist op, når årsregnskabet skal afleveres.

Bogholderen er lige så vigtig som direktøren

Og heldigvis for det! Ellers ville danske virksomheder hurtigt få store problemer med både de offentlige myndigheder, deres konkurrenceevne og evne til at give overskud. For uden det klarsyn som en god og effektiv bogholder giver, ville der ikke være overblik over hverken likviditet, rentabilitet eller balancen på den næste momsafregning.

Derfor er det ikke helt forkert, når mange bogholdere under uddannelsen lærer, at de er lige så vigtige som direktøren i firmaet – hvis ikke vigtigere. For har bogholderen styr på regnskabet og pengestrømmene i virksomheden – og lytter ledelsen efter og respekterer bogholderen – er risikoen for at gå konkurs minimal.

Hvorfor udlicitere bogholder-funktionen i din virksomhed?

Så når nu bogholderen er så vigtig for din virksomheds drift, hvorfor så overhovedet overveje at udlicitere bogholder-funktionen til en freelance bogholder, en tjeneste på nettet eller et revisionsselskab?

Generelt er der flere forskellige scenarier, hvor det giver mening:

  • Du har lige startet din virksomhed og derfor ikke mange bilag
  • Din virksomhed er ikke stor nok til en bogholder på fuldtid
  • Din virksomhed er for stor til en, men for lille til to bogholdere
  • Din virksomhed har midlertidigt brug for en ekstra bogholder
  • Du har foretaget en strategisk beslutning om outsourcing af bogholderiet

 

Lyder det interessant?

 

Når firmaet er nystartet

Det er de færreste nystartede virksomheder, der har behov for en bogholder på fuld tid fra starten. For i opstartsfasen er der oftest ikke særlig mange bilag at holde styr på – og tit også kun et meget begrænset lønregnskab og færre indberetningsterminer til det offentlige at være opmærksom på.

Derfor vælger mange – oftest soloselvstændige – da også helt at klare sig uden bogholder i begyndelsen. Det er dog en disposition, der sjældent kan betale sig. For det er de færreste selvstændige, der brænder for at føre regnskab.

De vil meget hellere koncentrere sig om det, de er gode til. Så kan de levere den perfekte vare eller serviceydelse til deres kunder. Det er jo i den sidste ende det, der ender med at gøre det muligt at skabe en levedygtig virksomhed, som giver overskud.

Derfor trækker de oftest den kedelige bogføring til sidste øjeblik – hvilket vil sige lige før hver enkelt momsafregning. Først når den tårner sig op som en elefant lige foran deres skrivebord, rykker de på bogføringen. Derfor ender hver eneste momsafregning oftest med at blive færdiggjort i sidste øjeblik – og tit med et par søvnløse nætter lige op til fristen, hvor de kæmper med at finde bortkommende bilag og gøre den som bogholder i et regnskabsprogram, de måske slet ikke har forstået, hvordan fungerer.

Det øger ikke alene risikoen for fejlagtige indberetninger. Det betyder oftest også, at den nystartede virksomheds økonomi belastes unødigt, fordi ejerne ikke kender momsreglerne og diverse fradragsmuligheder godt nok.

Når firmaet ikke er stort nok til en bogholder på fuldtid

De mere snusfornuftige iværksætter gør lige som det etablerede firma, der ikke er stort nok til at ansætte en fuldtidsbogholder. De hører en billig bogholder på deltid, eller finder en freelance-bogholder, der har tid til også at føre deres regnskab.

Denne løsning indebærer oftest at bogholderen kommer, og bogfører regnskabet en eller flere gange i løbet af ugen, hver måned eller hvert kvartal. Hvor tit bogholderen kommer forbi, afhænger helt og holdent af antallet af bilag i regnskabet.

Bogholderen har så nogle ekstra timer hvert kvartal eller halvår i forbindelse med moms- og afregningen af andre afgifter. Samtidig gør bogholderen også regnskabet klart til revisoren, hvis firmaets selskabsform ikke gør det muligt for bogholderen selv at færdiggøre årsregnskabet.

Denne type bogholder gør oftest et godt og effektivt stykke arbejde i de mange forskellige små virksomheder, som han eller hun har som kunder. Men da tid er penge og freelance-bogholderen tit er soloselvstændig, er der ikke tid til særlig meget efteruddannelse.

Så for det meste bliver det kun til at få læst op på det mest nødvendige i fritiden – og i så fald kun de nyeste lov- og regelændringer, som bogholderen pine død er nødt til at kende, for at kunne servicere sine kunder.

Det betyder samtidig, at de enkelte virksomheder er nødt til at købe sig til finansiel rådgivning hos andre, så snart der er brug for hjælp til mere end bare den daglige bogføring og at få overblik over kassebeholdningen og likviditeten.

Når der ikke er arbejde nok til en ekstra bogholder på fuldtid

Freelance- eller den lille selvstændige bogholder er oftest også løsningen, hvis din virksomhed står i en situation, hvor der ikke er arbejde nok til en ekstra bogholder på fuldtid.

Her står den eller de fastansatte bogholdere oftest for den daglige bogføring og har så mulighed for at trække på en eller flere eksterne bogholdere efter behov. Eller har en fast aftale med en freelance-bogholder om at komme forbi på fast aftalte dage.

Fordelen er, at den faste bogholder ikke bliver presset så meget, at vedkommende går ned med stress, samt at bogføringen altid er opdateret. Også i perioder med spidsbelastning eller når jeres varer og ydelser er i sæson ,og der derfor er ekstra mange bilag at holde styr på.

Ulempen er den samme, som med enhver anden freelance- eller selvstændig bogholder. Der er sjældent tid til efteruddannelse. Det medfører igen, at freelance-bogholderen bliver mindre selvkørende og derfor lægger beslag på mere tid hos den eller de fastansatte bogholdere end nødvendigt. For den fastansatte bogholder er jo det naturlige sted at spørge, hver gang den eksterne bogholder kører fast.

Det tager noget af effektivitetsgevinsten ud af aftalen og medfører oftest, at den fastansatte bogholder synes, at han eller hun bruger alt for meget tid på at få samarbejdet til at køre.

Når I har brug for en midlertidig, ekstra bogholder

Den midlertidige ekstra bogholder giver den samme problematik, som hvis I ikke har arbejde nok til at udvide bogholderiet med en ekstra medarbejder.

Hyrer I en midlertidig bogholder, men I søger efter en ny fuldtidsbogholder, betyder det samtidig, at I skal bruge tid på at oplære bogholdere to gange lige efter hinanden. For er den midlertidige løsning en freelance-bogholder, skal han eller hun jo først sættes ind i tingene. Men vedkommende ønsker sjældent at blive ansat.

Derfor skal I efterfølgende samme tur igennem igen, når I så langt om længe finder den bogholder, som I vil fastansætte. Det er tidskrævende dobbeltarbejde, der hver gang vil belaste jeres regnskabsafdeling ekstra.

Når du har besluttet at outsource bogholderiet

Det sidste af de tilfælde, vi ser på i denne artikel, giver sådan set mening, uanset hvilken størrelse virksomhed du driver. For fordelene ved at outsource bogholderiet og anvende et fast team af eksterne bogholdere til at køre jeres regnskab er mange.

Vælger I at hyre en dedikeret bogholder-tjeneste på nettet, betyder det nemlig, at I får et fast team, der kan udvides fleksibelt i takt med at behovet opstår. Det faste team klarer den daglige bogføring på distancen. De kender jeres virksomhed og den måde, I gerne vil have foretaget bogføringen på. Teamet kan så udvides efter behov, uden at I mærker noget til det, eller bliver involveret i beslutningen.

Så selv om I løber ind i en periode med ekstra stor ordretilgang eller ekstra mange bilag, bliver jeres regnskab og økonomiske overblik ved med at være opdateret. I skal ikke tage stilling til noget eller bede nogen om at træde til. Det sker helt af sig selv.

I får heller ikke problemer ved længere tids sygdom i regnskabsafdelingen, eller når en af bogholderne har behov for efteruddannelse. Der træder bare en anden ressource ind i stedet, så jeres bogføring kan fortsætte med uformindsket kraft. Så der er ingen dyre overarbejdstimer eller ekstraudgifter til midlertidige bogholdere.