Bogholderen – din virksomheds økonomiske krumtap

En bog­hol­der sør­ger for, at der altid er styr på dit regn­skab, og de bilag der hører til. Sam­ti­dig er det oftest også bog­hol­de­ren, der sør­ger for at over­hol­de ind­be­ret­nings­fri­ster for moms og punk­t­af­gif­ter, lige­som bog­hol­de­ren – eller bog­hol­de­ri­et, hvis I har fle­re bog­hol­de­re – står for løn­regn­ska­bet i virk­som­he­den. Læs alt om bog­hol­de­rens vig­ti­ge rol­le i virk­som­he­den, og hvor­for du med for­del kan udli­ci­te­re hele jeres bog­fø­ring.

Har du brug for bog­fø­ring, så kon­takt os på 42 14 81 52 , eller udfyld for­mu­la­ren her­un­der. Så kon­tak­ter vi dig og afta­ler nær­mer om, hvad din nye bog­hol­der skal gøre for dig.

De fle­ste har et indre bil­le­de på net­hin­den af en bog­hol­der som en tør, kede­lig og oftest nid­kær per­son. Sådan en fuld­stæn­dig humør­for­ladt type der går op i, at der er styr på alle bilag og at alt stem­mer, går op, og er talt rig­tigt og præ­cist sam­men.

Hel­dig­vis er der langt mel­lem kede­li­ge bog­hol­de­re i vir­ke­lig­he­dens ver­den. For bort­set fra deres sto­re pas­sion for tal og regn­skab, er de oftest men­ne­sker gan­ske som alle os andre. Deres job tvin­ger dem bare til at være nid­kæ­re med alt lige fra bilag over over­hol­del­se af fri­ster for ind­be­ret­nin­ger og til at alt er gjort kor­rekt og præ­cist op, når års­regn­ska­bet skal afle­ve­res.

Bogholderen er lige så vigtig som direktøren

Og hel­dig­vis for det! Ellers vil­le dan­ske virk­som­he­der hur­tigt få sto­re pro­ble­mer med både de offent­li­ge myn­dig­he­der, deres kon­kur­ren­ce­ev­ne og evne til at give over­skud. For uden det klar­syn som en god og effek­tiv bog­hol­der giver, vil­le der ikke være over­blik over hver­ken lik­vi­di­tet, ren­ta­bi­li­tet eller balan­cen på den næste moms­af­reg­ning.

Der­for er det ikke helt for­kert, når man­ge bog­hol­de­re under uddan­nel­sen lærer, at de er lige så vig­ti­ge som direk­tø­ren i fir­ma­et – hvis ikke vig­ti­ge­re. For har bog­hol­de­ren styr på regn­ska­bet og pen­ge­strøm­me­ne i virk­som­he­den – og lyt­ter ledel­sen efter og respek­te­rer bog­hol­de­ren – er risi­ko­en for at gå kon­kurs mini­mal.

Hvorfor udlicitere bogholder-funktionen i din virksomhed?

Så når nu bog­hol­de­ren er så vig­tig for din virk­som­heds drift, hvor­for så over­ho­ve­det over­ve­je at udli­ci­te­re bog­hol­der-funk­tio­nen til en fre­elan­ce bog­hol­der, en tje­ne­ste på net­tet eller et revi­sions­sel­skab?

Gene­relt er der fle­re for­skel­li­ge sce­na­ri­er, hvor det giver mening:

  • Du har lige star­tet din virk­som­hed og der­for ikke man­ge bilag
  • Din virk­som­hed er ikke stor nok til en bog­hol­der på fuld­tid
  • Din virk­som­hed er for stor til en, men for lil­le til to bog­hol­de­re
  • Din virk­som­hed har mid­ler­ti­digt brug for en ekstra bog­hol­der
  • Du har fore­ta­get en stra­te­gisk beslut­ning om out­sourcing af bog­hol­de­ri­et

 

Lyder det inter­es­sant?

 

Når firmaet er nystartet

Det er de fær­re­ste nystar­te­de virk­som­he­der, der har behov for en bog­hol­der på fuld tid fra star­ten. For i opstart­s­fa­sen er der oftest ikke sær­lig man­ge bilag at hol­de styr på – og tit også kun et meget begræn­set løn­regn­skab og fær­re ind­be­ret­nings­ter­mi­ner til det offent­li­ge at være opmærk­som på.

Der­for væl­ger man­ge – oftest solo­selv­stæn­di­ge – da også helt at kla­re sig uden bog­hol­der i begyn­del­sen. Det er dog en dis­po­si­tion, der sjæl­dent kan beta­le sig. For det er de fær­re­ste selv­stæn­di­ge, der bræn­der for at føre regn­skab.

De vil meget hel­le­re kon­cen­tre­re sig om det, de er gode til. Så kan de leve­re den per­fek­te vare eller ser­vi­cey­del­se til deres kun­der. Det er jo i den sid­ste ende det, der ender med at gøre det muligt at ska­be en leve­dyg­tig virk­som­hed, som giver over­skud.

Der­for træk­ker de oftest den kede­li­ge bog­fø­ring til sid­ste øje­blik – hvil­ket vil sige lige før hver enkelt moms­af­reg­ning. Først når den tår­ner sig op som en ele­fant lige for­an deres skri­ve­bord, ryk­ker de på bog­fø­rin­gen. Der­for ender hver ene­ste moms­af­reg­ning oftest med at bli­ve fær­dig­gjort i sid­ste øje­blik – og tit med et par søvn­lø­se næt­ter lige op til fri­sten, hvor de kæm­per med at fin­de bort­kom­men­de bilag og gøre den som bog­hol­der i et regn­skabspro­gram, de måske slet ikke har for­stå­et, hvor­dan fun­ge­rer.

Det øger ikke ale­ne risi­ko­en for fejl­ag­ti­ge ind­be­ret­nin­ger. Det bety­der oftest også, at den nystar­te­de virk­som­heds øko­no­mi bela­stes unø­digt, for­di ejer­ne ikke ken­der moms­reg­ler­ne og diver­se fradrags­mu­lig­he­der godt nok.

Når firmaet ikke er stort nok til en bogholder på fuldtid

De mere snus­for­nuf­ti­ge iværk­sæt­ter gør lige som det etab­le­re­de fir­ma, der ikke er stort nok til at ansæt­te en fuld­tids­bog­hol­der. De hører en bil­lig bog­hol­der på del­tid, eller fin­der en fre­elan­ce-bog­hol­der, der har tid til også at føre deres regn­skab.

Den­ne løs­ning inde­bæ­rer oftest at bog­hol­de­ren kom­mer, og bog­fø­rer regn­ska­bet en eller fle­re gan­ge i løbet af ugen, hver måned eller hvert kvar­tal. Hvor tit bog­hol­de­ren kom­mer for­bi, afhæn­ger helt og hol­dent af antal­let af bilag i regn­ska­bet.

Bog­hol­de­ren har så nog­le ekstra timer hvert kvar­tal eller hal­vår i for­bin­del­se med moms- og afreg­nin­gen af andre afgif­ter. Sam­ti­dig gør bog­hol­de­ren også regn­ska­bet klart til revisoren, hvis fir­ma­ets sel­skabs­form ikke gør det muligt for bog­hol­de­ren selv at fær­dig­gø­re års­regn­ska­bet.

Den­ne type bog­hol­der gør oftest et godt og effek­tivt styk­ke arbej­de i de man­ge for­skel­li­ge små virk­som­he­der, som han eller hun har som kun­der. Men da tid er pen­ge og fre­elan­ce-bog­hol­de­ren tit er solo­selv­stæn­dig, er der ikke tid til sær­lig meget efter­ud­dan­nel­se.

Så for det meste bli­ver det kun til at få læst op på det mest nød­ven­di­ge i fri­ti­den – og i så fald kun de nye­ste lov- og rege­læn­drin­ger, som bog­hol­de­ren pine død er nødt til at ken­de, for at kun­ne ser­vi­ce­re sine kun­der.

Det bety­der sam­ti­dig, at de enkel­te virk­som­he­der er nødt til at købe sig til finan­si­el råd­giv­ning hos andre, så snart der er brug for hjælp til mere end bare den dag­li­ge bog­fø­ring og at få over­blik over kas­se­be­hold­nin­gen og lik­vi­di­te­ten.

Når der ikke er arbejde nok til en ekstra bogholder på fuldtid

Fre­elan­ce- eller den lil­le selv­stæn­di­ge bog­hol­der er oftest også løs­nin­gen, hvis din virk­som­hed står i en situ­a­tion, hvor der ikke er arbej­de nok til en ekstra bog­hol­der på fuld­tid.

Her står den eller de fastan­sat­te bog­hol­de­re oftest for den dag­li­ge bog­fø­ring og har så mulig­hed for at træk­ke på en eller fle­re ekster­ne bog­hol­de­re efter behov. Eller har en fast afta­le med en fre­elan­ce-bog­hol­der om at kom­me for­bi på fast aftal­te dage.

For­de­len er, at den faste bog­hol­der ikke bli­ver pres­set så meget, at ved­kom­men­de går ned med stress, samt at bog­fø­rin­gen altid er opda­te­ret. Også i peri­o­der med spids­be­last­ning eller når jeres varer og ydel­ser er i sæson ‚og der der­for er ekstra man­ge bilag at hol­de styr på.

Ulem­pen er den sam­me, som med enhver anden fre­elan­ce- eller selv­stæn­dig bog­hol­der. Der er sjæl­dent tid til efter­ud­dan­nel­se. Det med­fø­rer igen, at fre­elan­ce-bog­hol­de­ren bli­ver min­dre selv­kø­ren­de og der­for læg­ger beslag på mere tid hos den eller de fastan­sat­te bog­hol­de­re end nød­ven­digt. For den fastan­sat­te bog­hol­der er jo det natur­li­ge sted at spør­ge, hver gang den ekster­ne bog­hol­der kører fast.

Det tager noget af effek­ti­vi­tets­ge­vin­sten ud af afta­len og med­fø­rer oftest, at den fastan­sat­te bog­hol­der synes, at han eller hun bru­ger alt for meget tid på at få sam­ar­bej­det til at køre.

Når I har brug for en midlertidig, ekstra bogholder

Den mid­ler­ti­di­ge ekstra bog­hol­der giver den sam­me pro­ble­ma­tik, som hvis I ikke har arbej­de nok til at udvi­de bog­hol­de­ri­et med en ekstra med­ar­bej­der.

Hyrer I en mid­ler­ti­dig bog­hol­der, men I søger efter en ny fuld­tids­bog­hol­der, bety­der det sam­ti­dig, at I skal bru­ge tid på at oplæ­re bog­hol­de­re to gan­ge lige efter hin­an­den. For er den mid­ler­ti­di­ge løs­ning en fre­elan­ce-bog­hol­der, skal han eller hun jo først sæt­tes ind i tin­ge­ne. Men ved­kom­men­de ønsker sjæl­dent at bli­ve ansat.

Der­for skal I efter­føl­gen­de sam­me tur igen­nem igen, når I så langt om læn­ge fin­der den bog­hol­der, som I vil fastan­sæt­te. Det er tids­kræ­ven­de dob­bel­t­ar­bej­de, der hver gang vil bela­ste jeres regn­skabs­af­de­ling ekstra.

Når du har besluttet at outsource bogholderiet

Det sid­ste af de til­fæl­de, vi ser på i den­ne arti­kel, giver sådan set mening, uan­set hvil­ken stør­rel­se virk­som­hed du dri­ver. For for­de­le­ne ved at out­sour­ce bog­hol­de­ri­et og anven­de et fast team af ekster­ne bog­hol­de­re til at køre jeres regn­skab er man­ge.

Væl­ger I at hyre en dedi­ke­ret bog­hol­der-tje­ne­ste på net­tet, bety­der det nem­lig, at I får et fast team, der kan udvi­des flek­si­belt i takt med at beho­vet opstår. Det faste team kla­rer den dag­li­ge bog­fø­ring på distan­cen. De ken­der jeres virk­som­hed og den måde, I ger­ne vil have fore­ta­get bog­fø­rin­gen på. Tea­met kan så udvi­des efter behov, uden at I mær­ker noget til det, eller bli­ver invol­ve­ret i beslut­nin­gen.

Så selv om I løber ind i en peri­o­de med ekstra stor ordre­til­gang eller ekstra man­ge bilag, bli­ver jeres regn­skab og øko­no­mi­ske over­blik ved med at være opda­te­ret. I skal ikke tage stil­ling til noget eller bede nogen om at træ­de til. Det sker helt af sig selv.

I får hel­ler ikke pro­ble­mer ved læn­ge­re tids syg­dom i regn­skabs­af­de­lin­gen, eller når en af bog­hol­der­ne har behov for efter­ud­dan­nel­se. Der træ­der bare en anden res­sour­ce ind i ste­det, så jeres bog­fø­ring kan fort­sæt­te med ufor­mind­sket kraft. Så der er ingen dyre over­ar­bejds­ti­mer eller ekstraud­gif­ter til mid­ler­ti­di­ge bog­hol­de­re.

Den papirløse bogholder

En anden stor for­del ved at out­sour­ce regn­ska­bet til en ekstern sam­ar­bejds­par­ter, er mulig­he­den for at slip­pe helt for at hol­de styr på papir­bi­lag, og papir­for­mu­la­rer der skal ind­ta­stes manu­elt.

Væl­ger du en bog­hol­der-tje­ne­ste på net­tet, får du nem­lig mulig­he­den for at få ind­ført det papir­lø­se bog­hol­de­ri. Det fun­ge­rer ved, at alle ind­kom­ne fak­tu­ra­er i PDF-for­mat sim­pelt­hen vide­re­sen­des til en sær­lig mailadres­se, der læg­ger bila­get direk­te ind i jeres regn­skab.

Sam­ti­dig bli­ver alle med­ar­bej­de­re udsty­ret med en app på tele­fo­nen, hvor de kan tage bil­le­der af de papir­bi­lag og bon­ner, de får i for­bin­del­se med arbej­det. Dis­se fin­der også auto­ma­tisk vej som elek­tro­ni­ske bilag til bog­hol­de­ren. Han eller hun kan så bog­fø­re dem kor­rekt, så snart I har taget et bil­le­de af dem.

Så selv om bog­hol­de­ren oftest er fir­ma­ets øko­no­mi­ske krum­tap i virk­som­he­den, kan du sag­tens out­sour­ce hele dit regn­skab til en bog­hol­der-tje­ne­ste på net­tet. Det bed­ste er, at det koster langt min­dre end du tror. Få et ufor­plig­ten­de til­bud her!

Nu må du være over­be­vist?