Automatiseret digitalt bogholderi

Bogføring handler nemlig om at indsamle og katalogiserer udgifter og indtægter i firmaet. På baggrund af dette udformes der et regnskab, som beskriver firmaets økonomiske situation. Samtidig danner regnskabet grundlaget og dokumentationen for den skat, moms og de afgifter, som firmaet betaler.

Det er lovpligtigt for et firma at føre et regnskab. Ansvaret for at regnskabet udfærdiges, og evt. afleveres til Erhvervs- og selskabsstyrelsen til tiden, påfalder ejerkredsen bag firmaet. Afleveres regnskabet eller afregnes skat, momsindberetning og afgifter ikke til tiden, kan ejerne idømmes bøder.

Selve ordet ”bogføring” stammer fra gamle dage, hvor alle finansielle transaktioner blev skrevet ind i en stor bog, kaldet hovedbogen eller kassebogen. Her kunne man følge alle pengestrømme ind og ud af firmaets kasse.

I dag foretages denne bogføring ved hjælp af regnskabsprogrammer (også kaldet ERP-systemer). Det er it-programmer, der enten er installeret på en computer lokalt i virksomheden, eller ligger som en tjeneste i skyen (internettet).

Den elektroniske bogføring gør det muligt, at skabe bedre overblik og mere klarhed over alle finanstransaktioner, ligesom den gør det lettere at holde øje med, om både kunderne og firmaet betaler deres regninger til tiden.

Det vil sige, at du altid har styr på, hvor meget du har til gode hos kunderne, hvor meget du skylder leverandører og myndigheder, samt hvor meget din virksomhed reelt set er værd.

Men selv om bogføringen i dag foregår elektronisk, skal der stadig tages stilling til, hvordan hvert eneste bilag skal registreres – bogføres – i regnskabet. Det gør bogholderen, når han eller hun udfører selve bogføringen. Derfor er det vigtigt, at bilaget er tilgængeligt i regnskabet, når det skal bogføres. Derved kan bogholderen bedre tage stilling til, hvordan bilaget skal indgå i regnskabet.

Heldigvis tillader SKAT i dag, at bilagene er gemt elektronisk i regnskabet. Det betyder, at det er muligt at digitalisere alle arbejdsgangene omkring bilagshåndteringen. Mange af bilagene er allerede elektroniske i form af fakturaer i PDF-format. Derfor kan disse nemt lægges ind i regnskabet, efterhånden som de tilgår virksomheden.

De kasseboner og andre papirkvitteringer som medarbejderne modtager i hverdagen, når de foretager småindkøb, kan tilsvarende indscannes og gemmes i regnskabet. Det giver igen mulighed for, at digitalisere indsamlingen af bilag, da de fleste i dag har en smartphone med kamera til rådighed.

Det gør det meget nemmere, at dokumentere alle posteringer og kan tage hovedparten af det tunge, tidskrævende og ressourcekrævende arbejde ud af bogføringsarbejdet.

De fleste firmaer har deres eget bogholderi, der står for bogføringen. Hos de større firmaer har de oftest en eller flere fuldtidsansatte bogholdere, mens de små og mellemstore firmaer oftest kan klare bogføringen med en bogholder på deltid. Kun de helt små og de fleste nystartede virksomheder vælger selv at stå for bogføringen.

Men uanset virksomhedens og bogholderiets størrelse er der mange gode grunde til at outsource bogføringen helt eller delvist.

I det store firma med et større bogholderi, kan bogholderiet enten lægges helt over til en erfaren ekstern partner som bogfoering.dk, eller også kan vi hjælpe jer med at digitalisere og optimere bogholderiet, så I kan spare både tid og måske også ressourcer. Endelig kan I også leje en ekstra bogholder hos os, så I slipper for at ansætte en ekstra ressource, som I måske kun har brug for i en kortere periode.

I princippet kan en mellemstor virksomhed opnå de samme gevinster som et stort firma. Her kan en overgang til et fuldautomatisk digitalt bogholderi, hvor vi overtager bogholderiet fuldstændigt og samtidig giver firmaet adgang til regnskabsressourcer, som f.eks. en controller og en økonomichef (CFO). Det er dyre ressourcer, som det oftest kun er de største virksomheder i en branche, der her råd til.

Så ved at overdrage os bogføringen og digitalisere bogholderiet, får I en ekstra konkurrencefordel i forhold til jeres nærmeste konkurrenter – udover de fordele og det overblik, som et altid opdateret bogholderi giver jer.

Endelig kan den lille eller den nystartede virksomhed helt undlade, at starte deres eget bogholderi. Ved i stedet at outsource bogføringen fra dag 1, slipper de for både lønudgifter og alle de anskaffelser, der oftest er forbundet med, at starte deres egen regnskabsafdeling. Samtidig kender de altid størrelsen på udgiften til bogføringen, og undgår at står med personaleansvar.

Men uanset bevæggrundene for at outsource hele eller dele af bogholderiet til bogfoering.dk, er den største gevinst nok, den erfaring som firmaet får med helt gratis. Bag bogfoering.dk står revisionsfirmaet Kvist & Jensen. De har mere end 40 års erfaring med regnskab, revision og bogføring.

Derfor kan vores bogholdere altid finde svar på de tvivls- og regnskabstekniske spørgsmål, der naturligt opstår i forbindelse med bogføringen af regnskabet. Samtidig har din eksterne bogholder også en meget bedre faglig sparring, end en enkelt eller måske to bogholdere i en regnskabsafdeling vil have – og vi kan gratis trække på vores revisorer og andre regnskabseksperter, hvis vi skal være helt sikre.

Endelig er du sikker på, at du får en bogholder, der er opdateret med den nyeste viden. Ikke kun om regnskabstekniske spørgsmål, men også de teknologiske muligheder, der er for at optimere både bogføringen og bilagsindsamlingen i virksomheden. Det sparer ikke kun tid og dobbeltarbejde i bogholderiet, men for alle medarbejderne – f.eks. når der ikke længere skal registreres tid, materialer og kørsel på papir.

Har I brug for hjælp til mere end ”bare” bogføringen, kan vi også hjælpe med det. Således kan vi også stå for jeres lønbogholderi. Så er du sikker på, at medarbejderne får løn til tiden, og at der bliver betalt korrekt ATP, AUD og skat for hver enkelt medarbejder.